Enskild överenskommelse om att avstå semestertillägg till förmån för tre lediga dagar

Formulär: P #0010

• Datum / Date
  ÅÅÅÅ-MM-DD (yyyy-mm-dd)
• Diarienummer
  W3D3. Serie P, ärendetyp 2.2.2.1 Hantera löner och ersättningar. Handlingstyp: ”Överenskommelse, löneväxling”

• Med stöd av 5 kap 18 § Villkorsavtal/Villkorsavtal-T ingår Lunds universitet enskild överenskommelse med arbetstagaren om att avstå semestertillägg till förmån för tre lediga dagar. Dessa dagar är inte att betraktas som semesterdagar.

  För arbetstagare som har sin arbetstid reglerad enligt bilaga 5 till VA/VA-T motsvarar överenskommelsen 24 timmar i förhållande till årsarbetstiden.

  Växlingen avser den del av semestertillägget som framgår av 5 kap. 14 § andra stycket första strecksatsen. Det innebär att semestertillägg som baseras på rörliga lönetillägg inte omfattas av växlingen.

• Arbetstagarens namn / Employee
  För- och efternamn / First and last name
• Personnummer / Personal identity number
• Titel
  Title

• För att en enskild överenskommelse om växling ska kunna tecknas krävs att aktuell verksamhet tillsammans med den anställda säkerställt att följande kriterier är uppfyllda, vilket bekräftas med kryss i nedanstående rutor.

• Bekräfta genom att kryssa i samtliga rutor
  Arbetsgivaren bedömer att det av verksamhetsskäl är möjligt att förlägga sådan ledighet under det semesterår som växlingen avser

  Arbetstagaren har inte fler än fem sparade semesterdagar vid ingången av det semesterår som växlingen avser

  Arbetstagaren har inte någon inplanerad längre frånvaro under semesteråret

  Arbetstagaren har inte en annan enskild överenskommelse om växling av semesterdagar
• Vid tidsbegränsad anställning säkerställ/bekräfta även att
  Den tidsbegränsade anställningen sträcker sig över hela det semesterår som växlingen avser.

• Hur förläggning och uttag av de tre lediga dagarna ska ske:
  

  • De tre lediga dagarna ska tas ut som ledighet under det semesterår som växlingen avser och kan inte sparas till kommande år. 
  • Dagarna kan tas ut först efter att innevarande års samtliga semesterdagar har tagits ut. 
  • Arbetstagarens önskemål om förläggning av dagarna tillgodoses om de är förenliga med verksamhetens krav. 

  För det fall förutsättningarna förändras under semesteråret:
  

  • Om det på grund av särskilda skäl inte är möjligt för arbetstagaren att ta ut en eller flera av de lediga dagarna, sker utbetalning motsvarande 4,6 procent av den fasta lönen per dag som inte har tagits ut i ledighet. 
  • Överenskommelsen gäller även om arbetstagaren under året har en sammanhängande frånvaro upp till max en månad.
  • Vid en längre sammanhängande frånvaro än en månad gäller inte överenskommelsen och reglering ska ske genom att dagarna växlas tillbaka till semestertillägg, alternativt kan en löneskuld uppstå. 
  • Om en arbetstagare slutar innan semesterårets utgång gäller inte överenskommelsen. Reglering ska ske av uttagen ledighet i proportion till den semestergrundande anställningstiden. I de fall arbetstagaren har tagit ut för många lediga dagar i förhållande till den semestergrundande anställningstiden ska en återbetalning ske till arbetsgivaren. 
  • Om arbetstagaren inte tagit ut de lediga dagarna i förhållande till den semestergrundande anställningstiden sker en utbetalning av intjänat semestertillägg.

  Behörig chef har tillsammans med arbetstagaren gått igenom ovanstående förutsättningar för förläggning och uttag av de tre lediga dagarna samt hantering vid förändrade förutsättningar under året.  

• Giltighetstid / Period of validity

• Parterna är överens om att överenskommelsen gäller för semester/kalenderår
  Överenskommelsen gäller för ett år och ska tecknas senast den 1 december året innan det semesterår växlingen avser.

• Överenskommelsen är giltig först efter att den undertecknats av arbetstagaren, arbetstagarens chef och HR-direktör.

  Arbetsgivaren och arbetstagare erhåller var sitt exemplar av signerad överenskommelse

  När överenskommelsen har undertecknats digitalt i eduSign av alla parter skickar respektive verksamhet den till SSC via ett ärende i Portalen, senast det datum som enligt SSCs tidplan gäller för manuella underlag i januari det år som växlingen avser. Överenskommelsen diarieförs och skickas till arbetstagaren.

  ________________________________________________________________________________________

  När du har fyllt i formuläret klickar du på "PDF" så laddas det ned som en pdf-fil till din hårddisk. Det kan sedan direkt laddas upp via eduSign för e-underskrift av alla parter.

• Translation

  Individual agreement to waive holiday pay in favour of three days off

  Pursuant to Chapter 5, Section 18 of the General Terms and Conditions Agreement/General Terms and Conditions Agreement-T, Lund University and the Employee hereby enter into an individual agreement whereby the Employee waives the entitlement to the holiday supplement in exchange for three (3) additional days of leave. Such days shall not be deemed to constitute annual leave.

  For Employees whose working hours are regulated under Appendix 5 to the General Terms and Conditions Agreement/General Terms and Conditions Agreement-T, this agreement corresponds to twenty-four (24) hours in relation to the annual working time.

  The conversion applies solely to the portion of the holiday supplement referred to in Chapter 5, Section 14, second paragraph, first indent. Accordingly, any holiday supplement based on variable pay supplements shall be excluded from this conversion.

  _________________

  For an individual agreement regarding conversation to be concluded, the relevant department, together with the Employee, must ensure that the following criteria are met, as confirmed by ticking the boxes below.

  • The Employer assesses that, for operational reasons, it is feasible to schedule such leave during the holiday year to which the conversion applies.
  • The Employee has no more than five (5) saved annual leave days at the beginning of the holiday year to which the conversion applies.
  • The Employee has no planned extended absence during the holiday year to which the conversion applies.
  • The Employee does not have any other individual agreement regarding the conversion of annual leave days.

  In the case of a fixed-term employment, also ensure that:

  • The fixed-term employment extends throughout the entire holiday year to which the conversion applies.

  _________________

  How the scheduling and use of the three additional days off shall be arranged:

  • The three additional days off must be taken during the holiday year to which the conversion applies and may not be carried over to the following year.
  • These days may only be taken after all annual leave days for the current year have been used.
  • The Employee’s request regarding the scheduling of these days shall be accommodated provided it is compatible with operational requirements.

  _________________

  In the event that the conditions change during the holiday year:

  • If, for special reasons, it is not possible for the Employee to take one or more of the additional days off, a payment shall be made corresponding to 4.6 per cent of the fixed salary per day not taken as leave.
  • This agreement remains valid even if the Employee has a continuous absence of up to one (1) month during the year.
  • In the event of a continuous absence exceeding one (1) month, this agreement shall cease to apply, and an adjustment shall be made by converting the days back to the holiday supplement; alternatively, a salary debt may arise.
  • If the Employee terminates employment before the end of the holiday year, this agreement shall cease to apply. An adjustment shall be made for the leave taken in proportion to the period of employment qualifying for holiday entitlement. If the Employee has taken more days off than correspond to the qualifying period, repayment to the Employer shall be required.
  • If the Employee has not taken the additional days off in proportion to the qualifying period, a payment of the accrued holiday supplement shall be made.

  _________________

  Period of validity

  The authorised manager, together with the Employee, has reviewed the above conditions regarding the scheduling and use of the three additional days off, as well as the handling of any changes in circumstances during the year.

  The Parties agree that this agreement shall apply to the holiday/calendar year 20____.

  The agreement is valid for one (1) year and must be concluded no later than 1 December of the year preceding the holiday year to which the conversion applies.

  This agreement shall only become effective once it has been signed by the employee, the employee's manager and the HR director.

  _________________

  The Employer and the Employee shall each receive a copy of the signed agreement.

  Once the agreement has been digitally signed in eduSign by all parties, the respective department will send it to SSC via a case in the Portal, no later than the date specified in SSC's schedule for manual documentation in January of the year to which the change relates. The agreement will be registered and sent to the employee.

  _________________

  Once you have completed the form, click on ‘PDF’ to download it as a PDF file to your hard drive. It can then be uploaded directly via eduSign for e-signature by all parties.

  Registration shall be carried out in W3D3: Series P, case type 2.2.2.1 Manage salaries and remuneration. Document type: “Agreement, salary conversion”.