Överenskommelse distansarbete / Remote work agreement

Formulär: P #0004

• Arbetsgivare/employer: Lunds universitet/Lund university

• Datum / Date (Mandatory)
  ÅÅÅÅ-MM-DD (yyyy-mm-dd)
• Diarienummer / Reg.no. (Mandatory)
  Diarieförs i serie P, ärendetyp 2.2.2.3. Använd kategoriseringsmallen ”Distansarbete (överenskommelse)". Sekretessmarkering OSL 39 kap 3 §
• Arbetstagarens namn / Employee (Mandatory)
  För- och efternamn / First and last name
• Personnummer / Personal identity number (Mandatory)
  ÅÅÅÅMMDD-XXXX / YYYYMMDD-XXXX
• Huvudarbetsplats / Main workplace (Mandatory)
  Huvudarbetsplats: Fysisk arbetsplats vid LU; adress, institution, byggnad. / Main workplace: physical workplace at LU – address, department, building.
• Distansarbetsplats / Remote workplace (Mandatory)
  Distansarbetsplats: Folkbokföringsadress alternativt särskilt överenskommen, men hemförsäkringen måste gälla. / Remote workplace: population registration address or according to a special agreement, but home insurance must be valid.

• Arbetsuppgifter / Duties

• Arbetstagaren får under distansarbete utföra
  Ordinarie arbetsuppgifter / Ordinarie arbetsuppgifter / regular duties

  Vissa arbetsuppgifter / Certain duties
• Arbetstagaren får under distansarbete utföra följande arbetsuppgifter / During remote work, the employee may carry out (Mandatory)
  Ange vilka arbetsuppgifter / Specify which duties
• Omfattning av distansarbete / Scope of remote work (Mandatory)
  Ange procentsats/dagar / Scope of remote work, state percentage/days
• Ange förläggning / State schedule
  T.ex. närvaro på huvudarbetsplats/distansarbetsplats viss dag. / E.g. presence at main workplace/remote workplace on certain days
• Ange högsta inställelsetid om det är aktuell / State longest call-up time, if appropriate (Mandatory)
  Arbetsgivaren kan med kort framförhållning kalla in arbetstagaren till huvudarbetsplatsen. / The employer, at short notice, can call in the employee to the main workplace.

• Arbetsmiljö / Work environment

  Arbetsgivaren ska förvissa sig om att arbetstagarens arbetsmiljö är tillfredsställande. Arbetstagaren ska se till att arbetsplatsen är utformad och inredd på ett ur arbetsmiljösynpunkt lämpligt sätt. Arbetstagaren accepterar att arbetsgivaren ev tillsammans med skyddsombud efter kontakt med arbetstagaren får besöka denne på distansarbetsplatsen eller på annat lämpligt sätt kan säkerställa sitt arbetsmiljöansvar.

  The employer is to make sure that the employee’s work environment is satisfactory. The employee is to ensure that the workplace is designed and equipped in an appropriate way from a work environment perspective. The employee accepts that the employer, possibly accompanied by a health and safety representative, after contacting the employee, may visit the employee at the remote workplace or in another suitable way can ensure that the employer’s work environment responsibilities are fulfilled. 

  Arbetsredskap / Work tools

  Arbetstagaren ska se till att ha fungerande uppkoppling för att kunna kommunicera digitalt under arbetstid. VPN-uppkoppling ska alltid användas. Vid distansarbete får endast verktyg och kommunikationskanaler som arbetsgivaren har tillhandahållit användas. Skydda datorn och säkerställ att känslig information inte är tillgänglig för utomstående. 

  Arbetsgivaren tillhandahåller arbetsredskap enligt bilaga. 

  The employee is to ensure that there is a working connection to enable digital communication during working hours. A VPN connection must always be used. In remote work, only tools and channels provided by the employer are to be used. Protect the computer and ensure that sensitive information is not accessible to outsiders.

  The employer provides work tools in accordance with the appendix.

  Försäkringar / Insurance

  Arbetsgivaren ansvarar för försäkring avseende arbetsgivarens egendom. Arbetsskadeförsäkringen, AFA, gäller även när arbete utförs på distansarbetsplatsen. Arbetstagaren ska teckna och vidmakthålla en hemförsäkring under perioden. 

  The employer is responsible for insurance relating to the employer’s property. Occupational injury insurance (AFA) also applies when work is conducted at the remote workplace. The employee is to take out and maintain home insurance during the period. 

  Kostnader för distansarbetet / Remote work-related expenses

  Arbetstagaren har inte rätt till ersättning för andra kostnader som uppkommer i samband med distansarbetet än sådana som i förväg godkänts av arbetsgivaren. Utlägg som ersätts kan ses som inkomst av tjänst och ska då förmånsbeskattas.

  The employee is not entitled to compensation for costs that arise in connection with remote working other than those that have been approved by the employer in advance. Outlays covered by compensation may be considered as income from employment and are then to be taxed as a benefit.

  Reskostnadsersättning / Compensation for travel expenses

  Arbetstagaren har inte rätt till ersättning i samband med resor mellan distans- och huvudarbetsplatsen. 

  The employee is not entitled to compensation relating to travel between the remote and main workplace.  

  Riktlinjer och styrdokument / Guidelines and policy documents

  Denna överenskommelse ingås med stöd av centralt kollektivavtal om distansarbete och Riktlinjer vid distansarbete för teknisk och administrativ personal. Utöver vad som framgår av denna överenskommelse gäller även vid Lunds universitet gällande regelverk rörande till exempel: 

  • Flextid 
  • Informationssäkerhet
  • Annat (se nedan)

  This agreement has been made with the support of the central collective agreement on remote work and Guidelines for remote work for technical and administrative staff. In addition to what is stated in this agreement, current rules and regulations at Lund University apply, for example relating to: 

  • Flexitime 
  • Information security 
  • Other matters (see below)
• Annat regelverk som avses ovan / Other regulations referred to above

• Giltighetstid / Period of validity

• Överenskommelsen gäller från och med / The agreement is valid as of (Mandatory)
  ÅÅÅÅ-MM-DD / yyyy-mm-dd
• Överenskommelsen gäller till och med / The agreement is valid up to and including (Mandatory)
  ÅÅÅÅ-MM-DD / yyyy-mm-dd
• Förteckning över utrustning som arbetsgivaren lånat ut / List of equipment loaned out by the employee (Mandatory)
  Den utrustning som arbetsgivaren lånar ut ska anges i förteckningen nedan och kan bestå av exempelvis laptop, mobiltelefon etc. / The equipment that the employer loans out is to be stated in the list below and may include, for example laptop, mobile phone etc.

• • Överenskommelsen gäller under perioden ovan med en ömsesidig uppsägningstid om en månad. 
  • Om överenskommelsen inte följs kan det när som helst sägas upp med omedelbar verkan. 
  • Om överenskommelsen upphör återgår arbetstagaren till huvudarbetsplatsen. 
  • Denna överenskommelse har upprättats i två exemplar av vilket parterna fått var sitt.

  * Överenskommelsen är giltig efter att både arbetsgivare och arbetstagare har signerat dokumentet digitalt i eduSign. När du har fyllt i formuläret klickar du på "PDF" så laddas det ned som en pdf-fil till din hårdisk.

  
  

  • The agreement is valid during the period stated above with a mutual period of notice of one month.
  • If the agreement is not complied with, it can be terminated at any time with immediate effect. 
  • If the agreement ceases to apply, the employee returns to the main workplace.
  • This agreement has been drawn up as two copies and each party has received one. 

  *The agreement is valid after both employer and employee have digitally signed the document in eduSign. When you have completed the form, click on "PDF" and it will be downloaded as a pdf file to your hard drive.